Büroassistenz (m/w/d)
- Verkehrs- und Tiefbauamt
- E 5
- Vollzeit
- Teilzeit
© Philipp Kirschner
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Wir suchen zum nächstmöglichen Zeitpunkt befristet zur Vertretung jeweils bis zum 31. März 2025 und bis zum 31. Juli 2025 für das Verkehrs- und Tiefbauamt zwei Positionen als Büroassistenz (m/w/d).
Leipzig ist eine moderne und anziehende Großstadt im Herzen Deutschlands. Im Verkehrs- und Tiefbauamt (zukünftig: Mobilitäts- und Tiefbauamt) der Stadtverwaltung Leipzig kümmern sich 340 Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter um alle Belange rund um die 1.700 Kilometer Straßen, 500 Kilometer Radverkehrsanlagen, 350 Brücken, 423 Lichtsignalanlagen und über 58.000 Lichtpunkte. Neben Bau und Unterhaltung dieser sichtbaren Infrastruktur sind wir wichtiger Impulsgeber für die Gestaltung der Mobilität von morgen. Auf Grundlage der „Mobilitätsstrategie 2030 für Leipzig“ stellen wir die Weichen für die Umsetzung einer nachhaltigen Mobilität.
Um für die anstehenden Herausforderungen auch künftig gut gewappnet zu sein, stellen wir unser Amt aktuell neu auf. Einhergehend mit der Optimierung von Strukturen und Prozessen, schaffen wir spannende und abwechslungsreiche Arbeitsfelder. Für den Erfolg dieser Umstrukturierung braucht es engagierte, lösungsorientierte Menschen, die gemeinsam mit uns an einem Strang ziehen und Lust haben, etwas zu bewegen. Werden Sie Teil des Verkehrs- und Tiefbauamtes und tragen Sie Ihren Teil zur Gestaltung von Leipzigs Mobilität bei.
Das bieten wir
- eine bis zum 31. Juli 2025 befristete Stelle in Vollzeit (entspricht 39 Stunden für Tarifbeschäftigte)
- eine bis zum 31. März 2025 befristete Stelle in Teilzeit mit einer wöchentlichen Arbeitszeit von 25 Stunden, deren Befristung ohne Sachgrund gemäß § 14 (2) des Teilzeit- und Befristungsgesetzes erfolgt. Das bedeutet, dass wir Ihre Bewerbung im Auswahlverfahren nicht berücksichtigen können, sofern Sie bereits bei der Stadt Leipzig, einschließlich aller Eigenbetriebe, tätig waren oder aktuell befristet beschäftigt sind.
- ein jährliches Einstiegsgehalt zwischen 37.623 Euro und 41.683 Euro brutto entsprechend der Bewertung nach Entgeltgruppe 5 TVöD (Werte entsprechen einer Ausübung der Stelle in Vollzeit)
- eine Jahressonderzahlung und eine zusätzliche betriebliche Altersversorgung
- flexible Arbeitszeitmodelle und die Möglichkeit, tageweise im Homeoffice zu arbeiten
- 30 Tage Erholungsurlaub im Kalenderjahr
- vielfältige Fortbildungsmöglichkeiten sowie zusätzlich drei Tage Bildungsförderung im Kalenderjahr
- ein bezuschusstes Job-Ticket der Leipziger Verkehrsbetriebe
- Mental Health Maßnahmen im Rahmen der betrieblichen Gesundheitsförderung
- eine individuelle, auf Ihre Kompetenzen abgestimmte Einarbeitung
- ein kollegial agierendes Team mit wertschätzenden Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern
Das erwartet Sie
Sie sind die Schnittstelle für die verschiedenen Bereiche der Abteilung sowie für externe Ansprechpartner/-innen und unterstützen an entscheidender Stelle die Prozesse und den Informationsfluss innerhalb der Abteilung, um optimalen Service nach innen und außen zu gewährleisten. Insbesondere gehört zu Ihren Aufgaben:
- Erledigung interner und externer Geschäftskorrespondenz sowie Dokumentation und Protokollführung
- Erteilung von Auskünften zur Organisationseinheit als Dienstleistung für Kundinnen und Kunden sowie Bürgerinnen und Bürger
- Bearbeitung von Anliegen der Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter (unter anderem auch An- und Abwesenheiten wie Krankmeldungen, Urlaub und so weiter)
- Bearbeitung des Postein- und –ausgangs auf allen Kommunikationswegen
- Bündelung von Informationen, Workflowbearbeitung sowie digitale Aktenführung und Sicherstellung der Einhaltung digitaler Standards im eigenen Verantwortungsbereich
- Aufbereitung von Unterlagen, Informationen und Dokumente für Vorgesetzte sowie Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter
- organisatorische Vor- und Nachbereitung für Besprechungen, Konferenzen und Veranstaltungen nach sachlichen und zeitlichen Vorgaben
- Vorbereitung von Dienstreisen und Abrechnung der Reisekosten in Zusammenarbeit mit der zentralen Reisestelle
Das bringen Sie mit
- Abschluss als Verwaltungsfachangestellte/-r, Rechtsanwalts- oder Notarfachangestellte/-r, Facharbeiter/-in für Schreibtechnik, Kauffrau/-mann für Bürokommunikation, Kauffrau/-mann für Büromanagement, Bürokaufmann/-frau, Fachangestellte/-r für Bürokommunikation oder eine andere abgeschlossene, staatlich anerkannte dreijährige Ausbildung im kaufmännischen Bereich oder erfolgreich absolvierter Angestelltenlehrgang I
- praktische Erfahrungen in einer Assistenzrolle wünschenswert
- Kenntnisse der Prozesse und Strukturen der Arbeit im öffentlichen Dienst/ einer kommunalen Verwaltung
- routinierter Umgang mit arbeitsplatzbezogener PC-Software, insbesondere dem MS Office-Paket, einschließlich MS Teams und OneNote
- hoher Grad an Digitalkompetenz und ausgeprägtes Interesse sowie Engagement im Rahmen der Digitalisierung und der prozessualen Weiterentwicklung im Sekretariatsbereich
- äußerst strukturierte und selbstständige Arbeitsweise sowie Flexibilität, Eigeninitiative und Verantwortungsbereitschaft
- eine von Hilfsbereitschaft und Zuverlässigkeit geprägte sowie kollegiale und respektvolle Arbeitsweise
- herausragende kommunikative Fähigkeiten sowie ausgeprägte Dienstleistungsorientierung
Hinweise
Wir wertschätzen Vielfalt und möchten, dass sich die Stadtgesellschaft auch in unserer Belegschaft widerspiegelt. Wir begrüßen daher alle Bewerbungen – unabhängig von Geschlecht, Nationalität, ethnischer und sozialer Herkunft, Religion/ Weltanschauung, Behinderung, Alter sowie sexueller Orientierung und Identität. Schwerbehinderte und ihnen gleichgestellte Bewerber/-innen werden bei gleicher Qualifikation bevorzugt berücksichtigt.
Ihre Bewerbung
Bitte lesen Sie vor einer Bewerbung unsere Hinweise zum Stellenbesetzungsverfahren.
Bitte beachten Sie, dass wir unsere Stellen nur nach Eignung, Befähigung und fachlicher Leistung besetzen dürfen. Wir können Sie daher im weiteren Verfahren nur dann berücksichtigen, wenn Sie uns Nachweise hierüber vorlegen.
Wir freuen uns auf Ihre Bewerbung mit:
- Bewerbungsschreiben
- tabellarischem Lebenslauf
- Nachweis über die erforderliche berufliche Qualifikation
- Kopien von qualifizierten Dienst-/ Arbeitszeugnissen/ Beurteilungen/ Referenzschreiben
Bitte geben Sie bei Ihrer Bewerbung die Stellenausschreibungsnummer 66 07/24 37 an und nutzen Sie dafür das Online-Bewerber-Portal.
Fragen zu den Arbeitsinhalten beantwortet Ihnen gern Frau Jenny Kerpal, Sachgebietsleiterin Innerer Dienst und Personal , unter der Telefonnummer 0341 123-7731. Für Fragen zum Auswahlverfahren und zu den allgemeinen Rahmenbedingungen steht Ihnen Frau Saskia Mros, Recruiterin, unter der Telefonnummer 0341 123-7879, zur Verfügung.
Ausschreibungsschluss ist der 21. Juli 2024.
Wir freuen uns auf Ihre Bewerbung!