Mitarbeiter/-in Büroassistenz (m/w/d)
- Amt für Jugend und Familie
- E 5
- Vollzeit
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Wir suchen zum nächstmöglichen Zeitpunkt für das Amt für Jugend und Familie, Abteilung Allgemeiner Sozialdienst – befristet zur Vertretung bis zunächst 31.01.2025 mit Verlängerungsoption - eine/-n Mitarbeiter/-in Büroassistenz (m/w/d).
Das Amt für Jugend und Familie berät und unterstützt, wenn es um die vielschichtigen Bedürfnisse oder Problemlagen von Kindern, Jugendlichen und Familien geht. Als engagierte/-r Mitarbeiter/-in organisieren Sie die administrative Seite der Aufgabenerfüllung im Team West 1 des Planungsraums Grünau im Allgemeinen Sozialdienst der Stadt Leipzig. Sie leisten einen aktiven Beitrag zur Übernahme sozialer Verantwortung durch die Stadtverwaltung. Dabei unterstützen Sie aus dem Büro die Teams des Allgemeinen Sozialdienstes bei der Versorgung von Menschen in allen erdenklichen schwierigen Lebenslagen und bei der Sicherung des Kindeswohls.
Das bieten wir
- eine befristete Stelle in Vollzeit (entspricht 39 Stunden für Tarifbeschäftigte)
- ein jährliches Einstiegsgehalt zwischen 35.147,88 Euro und 38.941,32 Euro brutto entsprechend der Bewertung nach Entgeltgruppe 5 TVöD
- eine Jahressonderzahlung und eine zusätzliche betriebliche Altersversorgung
- flexible Arbeitszeitmodelle und die Möglichkeit, tageweise im Homeoffice zu arbeiten
- 30 Tage Erholungsurlaub im Kalenderjahr
- vielfältige Fortbildungsmöglichkeiten sowie zusätzlich drei Tage Bildungsförderung im Kalenderjahr
- ein bezuschusstes Job-Ticket der Leipziger Verkehrsbetriebe
- Mental Health Maßnahmen im Rahmen der betrieblichen Gesundheitsförderung
- eine individuelle, auf Ihre Kompetenzen abgestimmte Einarbeitung
- ein kollegial agierendes Team mit wertschätzenden Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern
Das erwartet Sie
- Bearbeitung des Posteingangs und -ausgangs, im Bedarfsfall auch in der zentralen Poststelle des Amtes
- Aktenführung im Sekretariat einschließlich Ablage und Archivierung
- Vereinbarung und Koordination von Terminen
- Ausführung von Schreibarbeiten
- eigenständige Erledigung einfacher Korrespondenzen
- Erteilung von Auskünften zur Organisationseinheit, Empfang und Vermittlung vorsprechender Personen sowie Führen und Vermitteln von Telefonaten
- Vorbereitung von Dienstreisen und Abrechnung der Reisekosten
- Bearbeitung von Anliegen von Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern wie Krankmeldungen und Urlaubsplanung
- Verwaltung und Ausgabe von Büromaterial
- Durchführung von Inventuren
Das bringen Sie mit
- Abschluss als Verwaltungsfachangestellte/-r, (Medien-) Kauffrau/-mann oder Kauffrau/-mann für Bürokommunikation, Kauffrau/-mann Büromanagement, Fachangestellte/-r für Bürokommunikation, Bürokauffrau/-mann, geprüfte/-r Sekretariatskauffrau/-mann oder eine vergleichbare Ausbildung
- praktische Erfahrungen in der Sekretariats- und Büroorganisation und/oder als Team-/Projektassistenz wünschenswert
- versierter Umgang mit gängigen MS Office-Anwendungen und neuen Medien
- Interesse beziehungsweise Affinität für neue/digitale Medien und Bildungstechnologien
- Organisationstalent, Flexibilität, Belastbarkeit und Zuverlässigkeit
- gutes Kommunikationsvermögen
- dienstleistungs- und kundenorientierte Arbeitsweise
- gutes schriftliches und mündliches Ausdrucksvermögen
- Sicherheit in der deutschen Rechtschreibung und Grammatik
- freundliches und professionelles Auftreten
- Freude und Erfüllung im Umgang mit Menschen unterschiedlichster Zielgruppen in einem hoch dynamischen Umfeld
Hinweise
Wir wertschätzen Vielfalt und möchten, dass sich die Stadtgesellschaft auch in unserer Belegschaft widerspiegelt. Wir begrüßen daher alle Bewerbungen – unabhängig von Geschlecht, Nationalität, ethnischer und sozialer Herkunft, Religion/Weltanschauung, Behinderung, Alter sowie sexueller Orientierung und Identität. Schwerbehinderte und ihnen gleichgestellte Bewerber/-innen werden bei gleicher Qualifikation bevorzugt berücksichtigt.
Ihre Bewerbung
Bitte lesen Sie vor einer Bewerbung unsere Hinweise zum Stellenbesetzungsverfahren.
Bitte beachten Sie, dass wir unsere Stellen nur nach Eignung, Befähigung und fachlicher Leistung besetzen dürfen. Wir können Sie daher im weiteren Verfahren nur dann berücksichtigen, wenn Sie uns Nachweise hierüber vorlegen.
Wir freuen uns auf Ihre Bewerbung mit:
- Bewerbungsschreiben
- tabellarischem Lebenslauf
- Nachweis über die erforderliche berufliche Qualifikation
- Kopien von qualifizierten Dienst-/Arbeitszeugnissen/Beurteilungen/Referenzschreiben
Bitte geben Sie bei Ihrer Bewerbung die Stellenausschreibungsnummer 51 07/24 33 an und nutzen Sie dafür das Online-Bewerber-Portal.
Fragen zu den Arbeitsinhalten beantwortet Ihnen gern Frau Hafkesbrink, amtierende Abteilungsleiterin, unter der Telefonnummer 0341 123-4491. Für Fragen zum Auswahlverfahren und zu den allgemeinen Rahmenbedingungen steht Ihnen Christian Schmidt, Recruiter, unter der Telefonnummer 0341 123-2747, zur Verfügung.
Ausschreibungsschluss ist der 23. Juli 2024.
Wir freuen uns auf Ihre Bewerbung!