Die Laufzeit der Konzession ist befristet auf zunächst 10 Jahre zuzüglich einer 5-jährigen Verlängerungsoption durch die Stadt Leipzig.
Die Durchführung des Leipziger Weihnachtsmarktes unter Einbeziehung des/der Mitausrichter/-in soll erstmals im Jahr 2020 stattfinden und frühestens am 24. November 2020 beginnen. Die Veranstaltungsdauer ist bis zum 23. Dezember 2020 und jeweils zu demselben Datum in den Folgejahren befristet. Die tägliche Veranstaltungszeit hat sich an den standortspezifischen Gegebenheiten zu orientieren, insbesondere an den nachbarschützenden Lärmschutzbedingungen.
Der Marktplatz ist ein bekannter historischer Platz in der Leipziger Innenstadt. Er ist durch angrenzende Bebauung räumlich begrenzt. Für die Durchführung der Veranstaltung steht eine Bruttofläche in den Abmessungen circa 100 Meter mal circa 50 Meter zur Verfügung. Unter Beachtung der Feuerwehrumfahrung können Teilbereiche der Nord-, Süd- und Ostseite des Marktplatzes teilweise überbaut werden. Der Lageplan ist Teil dieser Ausschreibung (siehe Download).
Die für den Betrieb erforderlichen Elektroenergie-, Wasser und Abwasserhauptanschlüsse (Unterverteiler, Hydranten) werden durch die Stadt Leipzig, Marktamt, als Veranstalter bauseits vorgehalten. Eine dem Umfeld des Marktplatzes der Stadt Leipzig sowie dem Veranstaltungszweck als Leipziger Weihnachtsmarkt entsprechende Gestaltung der Veranstaltungsbauten wird ausdrücklich vorausgesetzt.
Vom jeweiligen Bewerber um die Dienstleistungskonzession wird die Vorlage eines detaillierten Veranstaltungskonzeptes mit folgenden Inhalten gefordert:
1. Allgemein
Gesamtorganisation des Weihnachtsmarktes auf dem Marktplatz gemäß Marktsatzung inklusive Beachtung der Auswahlkriterien und Teilnahmebedingungen der Stadt Leipzig in enger Abstimmung mit dem Marktamt
herausragender, besonderer Gesamteindruck des Weihnachtsmarktes, einheitlicher, origineller und optisch ansprechender Gesamteindruck der Verkaufsstände
optimale Aufplanung mit maximalen Vermietungs- und Präsentationsflächen unter Beachtung der notwendigen Rettungswege
einheitliche weihnachtliche Gestaltung durch Aufbauten sowie weihnachtliche Innen- und Außendekoration (zum Beispiel natürliches Tannengrün, Lichterbäume, Sterne und anderes)
4 Eingangstore zu den Hauptzugängen zur Veranstaltungsfläche mit ansprechender weihnachtlicher Auskleidung und Lichtgestaltung
Vermeidung beziehungsweise Gestaltung von Hütten-Rückseiten und gestalterische, qualitativ hochwertige Lückenschließung von Verbindungsflächen
2. Gestellung von circa 120 Weihnachtsmarkthütten (je nach Aufplanung)
Art und Anzahl nach Vorgabe der Stadt Leipzig, jährlich zu aktualisieren
möglichst variabel kombinierbar
Hüttenmaße circa 3,00 bis 4,50 Meter Breite mal 2,50 bis 3,00 Meter Tiefe mal 3,00 bis 4,00 Meter Höhe
langlebige, wiederverwendbare Konstruktion, möglichst Massivholz, Farbton hell
Innenausstattung multifunktional, variabel geeignet je nach Verwendung für alle Warensortimente
einheitliche Gestaltung der Dachflächen
Erstellung eines Auf- und Abbaukonzeptes, eigenständige Beauftragung der Dienstleistungen inklusive Transport / Logistik im zeitlichen Rahmen maximal 14 Tage vor Veranstaltungsbeginn und 7 Tage nach Veranstaltungsende
eigenständige Organisation von Einlagerung, Wartung/ Reparatur, Versicherung, Anpassung an aktuelle, neue technische Vorgaben umsetzen
Erstellen einer maßstäblichen Aufplanung der Fläche mit sämtlichen Aufbauten sowie Flucht- und Rettungswegen bis circa 33. Kalenderwoche des Jahres
3. Veranstaltungsbühne
Bereitstellung einer massiven Bühnenkonstruktion in weihnachtlicher Gestaltung, inklusive Aufgänge/ Treppen, Verkleidungen, Dekoration
Maße circa 6,00 bis 8,00 Meter Breite mal 4,00 bis 5,00 Meter Tiefe mal 5,00 Meter Höhe
separates Technik- und Regiehaus (ohne Licht- und Tontechnik)
Aufstellung von zwei Containern zur Nutzung als Umkleidekabine im Backstagebereich
personelle, organisatorische Betreuung des täglichen Bühnenprogramms (eine Person, die inhaltliche, künstlerische Erstellung des Bühnenprogramms erfolgt durch das Marktamt)
4. Veranstaltungsbereich/ Weihnachtsbaum/ Krippe
Das Marktamt ist verantwortlich für die Organisation und technische Gestellung des Weihnachtsbaumes.
Der/die Mitausrichter/-in ist verantwortlich für die gestalterische Umbauung des Baumes und der vorhandenen technischen Anlagen (Lichtversorgung Baum).
Der die Mitausrichter/-in ist verantwortlich für die Organisation, inklusive Auf- und Abbau, Dekoration/Gestaltung und Umzäunung einer Weihnachtskrippe unter dem Weihnachtsbaum (Stehtische / "Krippen" oder ähnliches).
5. Technische Versorgung
Der/die Mitausrichter/-in erstellt in Absprache mit dem Marktamt ein technisches Versorgungskonzept, das sämtliche für den Veranstaltungsbetrieb erforderlichen Elektroenergie-, Wasser- und Abwasseranschlüsse erfasst.
Der/die Mitausrichter/-in beauftragt im eigenen Namen und auf eigene Rechnung separat sämtliche technischen Dienstleistungen bei den vom Marktamt autorisierten Dienstleistungsunternehmen.
Bei der technischen Versorgung sind die entsprechenden Unfallverhütungsvorschriften einzuhalten; Strom-, Wasser- und Abwasserleitungen sind entsprechend zu sichern.
Zur Gewährleistung eines barrierefreien Zugangs sind ebenerdige Verlegungen auf ein Mindestmaß zu beschränken, vorzugsweise sind Verlegungen/ Verteilungen verkleidet über die Dachkonstruktionen auszuführen.
6. Reinigung/ Müllentsorgung durch den/die Mitausrichter/-in und Hygienevorschriften
tägliche Reinigung der Marktfläche einschließlich der Verbindungsflächen (separate Beauftragung/ Abrechnung mit Stadtreinigung Leipzig als Dienstleister)
tägliche Müllentsorgung (separate Beauftragung/ Abrechnung mit Stadtreinigung Leipzig als Dienstleister)
Einrichtung eines separaten Müllentsorgungsstandortes mit Presscontainer, inklusive Umbauung / gestalteter Sichtschutz (separate Beauftragung/ Abrechnung mit Stadtreinigung Leipzig als Dienstleister)
Bereitstellung einer ausreichenden Anzahl von Müllbehältern auf der Veranstaltungsfläche
witterungsbedingte Winterreinigung auf der Veranstaltungsfläche (Beseitigung von Schnee und Eis)
Einhaltung der lebensmittel- und hygienerechtlichen Bestimmungen
7. Toiletten
Der/die Mitausrichter/-in gewährleistet eine ausreichende Anzahl an Toiletten für die Markt-Besucher beziehungsweise Beschicker und schließt dazu im eigenen Namen und auf eigene Rechnung Nutzungsverträge mit Dienstleistern ab (zum Beispiel Betreiber Toilette City-Tunnel/ Markt).
8. Sicherheitsdienstleistungen/ Bewachung
aktive Mitarbeit des Mitausrichters/ der Mitausrichterin an der Erarbeitung des jährlichen Sicherheitskonzeptes des Leipziger Weihnachtsmarktes, Teilnahme an Beratungen
enge Abstimmung und Zusammenarbeit mit allen Beteiligten im Rahmen des Sicherheitskonzeptes (unter anderem Polizei, Branddirektion, Ordnungsamt, Marktamt)
Beauftragung eines zertifizierten Sicherheitsunternehmens im eigenen Namen und auf eigene Rechnung, personelle Absicherung 7 Tage/ 24 Stunden nach Festlegung Sicherheitskonzept Leipziger Weihnachtsmarkt (Marktamt)
9. Tassenmanagement zum Weihnachtsmarkt einschließlich Sondereditionen
Organisation und Betreibung des Glühwein-Tassen-Handlings auf dem Leipziger Weihnachtsmarkt
jährlich Kauf/ Handling/ Bepfandung/ Transporte/ Lagerung von circa 110.000 Stück Tassen im eigenen Namen und auf eigene Rechnung
Erstellung des jährlich neu zu gestaltenden Tassen-Layouts (auch Sonder- oder Kindereditionen) nach Vorgabe Menge/ Form/ Farbe/ Dekor durch Marktamt
Errichtung und Betreibung eines mobilen Spülsystems (Container) an zwei Standorten des Leipziger Weihnachtsmarktes, inklusive Montage/ Demontage/ Transporte/ Anschlüsse/ Absprachen mit Dienstleistern
10. Vertragliche und finanzielle Vereinbarungen
- Die Stadt Leipzig/ Marktamt verpflichtet sich:
- den/die Mitausrichter/-in regelmäßig in Vorgespräche und Auswahlsitzungen des Leipziger Weihnachtsmarktes einzubeziehen
- sich regelmäßig mit dem/der Mitausrichter/-in zu inhaltlichen und organisatorischen Themen abzustimmen
Der/die Mitausrichter/-in ist berechtigt, nach Zulassung durch die Stadt Leipzig/Marktamt eigenständig Flächen des Leipziger Weihnachtsmarktes an Beschicker unterzuvermieten und separat Rechnung zu legen. Er ist ebenso berechtigt, maximal 10 Prozent der zur Verfügung stehenden Hütten für Eigenbedarf zu nutzen. Die aktuellen Konditionen sind entsprechend der geltenden Marktsatzung mit dem Marktamt verbindlich abzustimmen.
- Der/die Mitausrichter/-in verpflichtet sich:
- zur Zahlung einer jährlichen Konzessionsabgabe für die Nutzung der Veranstaltungsfläche
- zur Zahlung einer jährlichen Werbepauschale in Höhe von 20.000 Euro (netto) zur Unterstützung der medialen Bewerbung des Leipziger Weihnachtsmarktes und des kulturellen Bühnenprogramms auf dem Markt; die Werbepauschale wird jährlich entsprechend der aktuellen Inflationsrate angepasst.
- zur Zahlung einer jährlichen Konzessionsabgabe beziehungsweise Umsatzbeteiligung für die Ausübung des Tassenmanagements
- aktuelle Branchen- und Markt-Recherchen sowie aktive Kundenakquise zu betreiben
Bewerbung
Der Abschluss eines Konzessionsvertrages steht unter dem Vorbehalt der Zustimmung des Stadtrates.
Interessierte Bewerber/-innen werden hiermit aufgefordert, bis zum 30.11.2018 ein schriftliches Angebot zum Erwerb der erforderlichen Konzession abzugeben. Dieses ist in dreifacher Ausfertigung zu richten an:
Stadt Leipzig - Marktamt
Katharinenstraße 11
04109 Leipzig
Unterlagen
Dem Angebot sind folgende Unterlagen zur Bewertung beizufügen:
Inhaltliches Gesamtkonzept
(Gewichtung: 40 Prozent der Gesamtbewertung)
verbindliche Einhaltung/ Berücksichtigung der unter Punkt 1-8 erfassten Vorgaben
aussagekräftige Darstellung des Veranstaltungsprofils inklusive Anbietergruppen/ Warenangebot
Visualisierung des Veranstaltungskomplexes und seiner gestalterischen Elemente, Wahrung des einheitlichen, herausragenden Erscheinungsbildes
Facilitykonzept: Reinigung, Sanitär, Bewachung, Serviceeinrichtungen
Sicherheitskonzept (Entwurf)
- Finanzierungskonzept
Organisationskonzept
(Gewichtung: 30 Prozent der Gesamtbewertung)
Referenzen, Erfahrungen in der Organisation und Durchführung von Weihnachtsmärkten
Einbindung geeigneter regionaler Partner
verbindlicher Zeitrahmen für Planung, Organisation und Umsetzung
Finanzierungskonzept
(Gewichtung: 30 Prozent der Gesamtbewertung)
in Euro ausgewiesener Nettoangebot der Konzessionsabgaben und der unter Punkt 9 erfassten Leistungen
Weitere notwendige Unterlagen
erforderliche Angaben und Nachweise
Angaben zur wirtschaftlichen Leistungsfähigkeit des Anbieters
Nachweis einer bestehenden Haftpflichtversicherung
Nachweis der allgemeinen Zuverlässigkeit (Auskunft Bundeszentralregister)
Der/die Konzessionsinhaber/-in trägt das alleinige Durchführungsrisiko. Gegen etwaige Personen- und Sachschäden, die bei der Durchführung der Veranstaltung den Teilnehmern beziehungsweise Dritten entstehen können, hat sich der/die Konzessionsinhaber/-in ausreichend zu versichern. Das wirtschaftliche Risiko trägt allein der/die Konzessionsinhaber/-in. Eine Kostenbeteiligung der Stadt Leipzig wird ausgeschlossen.
Für Rückfragen stehen Ihnen bei der Stadt Leipzig, Marktamt folgende Ansprechpartner zur Verfügung:
Herr Dr. W. Ebert, Telefon: 0341 123-5929
Frau C. Kiesewetter, Telefon: 0341 123-5933
E-Mail: marktamt@leipzig.de
Bei mehreren Bewerbungen entscheidet unter Ausschluss des Rechtsweges das beste Angebot. Unvollständige oder verspätet eingereichte Angebote können nicht berücksichtigt werden. Die Vergaberegelungen nach VOL/VOB finden auf dieses Verfahren keine Anwendung.
Leipzig, den 01.09.2018
Öffentliche Bekanntmachung im Amtsblatt Nr. 15 vom 01.09.2018