Leistungsbeschreibung
Administrative Unterstützung der Projektträger im Fördergebiet Leipziger Westen bei der Umsetzung ihrer Einzelvorhaben
Die Stadt Leipzig, Amt für Wohnungsbau und Stadterneuerung (AWS), beabsichtigt zu oben genanntem Aufgabenbereich für den Leistungszeitraum 02.01.2020 bis 31.12.2020 (12 Monate) einen
Auftrag zu vergeben. Die Auftragsvergabe steht noch unter dem Vorbehalt der Projektbewilligung
durch den Fördermittelgeber. Des Weiteren besteht noch der Vorbehalt der Mittelfreigabe für 2020.
Bei der zu vergebenden Leistung handelt es sich um freiberufliche Leistungen im Sinne von §
130 GWB und § 74 VgV. Die Leistungen sind nicht eindeutig und abschließend beschreibbar. Der
geschätzte Wertumfang liegt unter dem EU-Schwellenwert.
Ausgangssituation:
Der Freistaat Sachsen fördert in der aktuellen Strukturfondsperiode erstmalig aus dem
Europäischen Sozialfonds Vorhaben zur nachhaltigen sozialen Stadtentwicklung auf der
Grundlage der Richtlinie "Nachhaltige soziale Stadtentwicklung ESF 2014-2020" des SMI vom
09.03.2015, veröffentlicht im Sächsischen Amtsblatt vom 26.03.2015. Mit den Zuwendungen
werden niedrigschwellige, informelle Projekte zur sozialen Eingliederung und Integration von
Menschen in benachteiligten Stadtgebieten unterstützt.
Die Stadt Leipzig, vertreten durch das AWS, hat in einem kooperativen Verfahren mit Fachämtern
und Akteuren aus dem Gebiet ein Handlungskonzept mit einem Set von Einzelvorhaben (GIHK)
im Stadtgebiet Leipziger Westen erarbeitet und am 15.02.2016 einen Förderantrag bei der
Sächsischen Aufbaubank (SAB) gestellt. Das GIHK ist als Download abrufbar unter:
https://www.leipziger-westen.de/foerderkonzepte/
Am 08.06.2016 erhielt die Stadt Leipzig von der SAB den Rahmenbescheid zum GIHK ESF
Leipziger Westen. Informationen zum Umsetzungstand des GIHK und den Einzelvorhaben sind
zu finden unter https://www.leipziger-westen.de/tag/esf/.
Das Vorhaben "Administrative Unterstützung der Projektträger" (Nummer 26 des GIHK) wurde als
separate Auftragsvergaben für die Zeiträume 6/2016 bis 12/2017 und 1/2018 bis 12/2019
(Folgevorhaben), bewilligt und durchgeführt.
Eine dritte Auftragsvergabe für den Zeitraum 1/2020 bis 12/2020 ist erforderlich, weil dafür ein
entsprechender Leistungsbedarf besteht und dieser nicht durch eigenes Personal der
Stadtverwaltung abgedeckt werden kann.
Leistungsumfang
Ausgehend von den Erfahrungen aus dem bisherigen Vorhaben "Administrative Unterstützung
der Projektträger", dem aktuellen Umsetzungsstand der Einzelvorhaben (Weiterleitungsfälle) und
den spezifischen Anforderungen der Einzelvorhaben (im Weiteren EV genannt) wird der noch
erforderliche Leistungsumfang in 2020 mit ca. 160 – 170 Stunden veranschlagt:
Bearbeitungsfälle:
- Nr. 01: Sport, Gesundheit & Technik - VDI GaraGe (Folgevorhaben); Ende Bewilligungszeitraum: 30.11.2020
- Nr. 06: MAQAM - Mütterzentrum e.V. Leipzig; Ende Bewilligungszeitraum: 31.07.2020
- Nr. 08 KAOS-Wochenendakademie, Kindervereinigung Leipzig e.V. (Folgevorhaben); Ende Bewilligungszeitraum: 30.04.2021
- Nr. 09 Handwerk und Upcycling-Akademie, kunZstoffe e.V.(Folgevorhaben); Ende Bewilligungszeitraum: 30.04.2020
- Nr. 14 KIMUnauten, Kindermuseum Leipzig e.V.; Ende Bewilligungszeitraum: 31.01.2020
- Nr. 17 Lehmbauangebot auf dem Bauspielplatz, Kiwest e.V.; Ende Bewilligungszeitraum: 31.12.2020
Auftragsgegenstand / Aufgabenbereiche
1. Administrative Unterstützung der nichtstädtischen Vorhabenträger
1.1 Unterstützung bei der Projektbeantragung
Für Einzelvorhaben Dritter (Weiterleitungsfälle, alle Vorhaben in den Vorhabenbereichen 1 und 2)
sind durch die Vorhabenträger formgebundene Einzelprojektanträge (Unteranträge) zu erstellen
und dem AWS zur Einreichung bei der SAB zu übermitteln. Dies betrifft nur das EV 06 MAQAM,
sofern eine Mittelaufstockung durch die SAB gewährt wird. Die Beantragung muss mittels der
Antragssoftware der SAB -Projektantrag-online (PRANO)- in Abstimmung mit dem AWS erfolgen.
Die Finanzkalkulation ist entlang der Regeln zu förderfähigen Ausgaben und Kosten – FFAK ESF
2014-2020 sowie unter Beachtung der NBest-SF aufzustellen. Die/Der Beauftragte berät und
schult die Vorhabenträgerin.
1.2 Unterstützung bei der administrativen Projektumsetzung
Sofern sich während der Durchführung der Einzelvorhaben Änderungen gegenüber dem
Projektantrag in Bezug auf Inhalte, Kosten und / oder Teilnehmer/-innen eintreten, sind durch die
Projektträger unverzüglich formgebundene Änderungsanträge (gegebenenfalls mittels PRANO) zu erstellen und mit dem AWS abzustimmen. Die/Der Beauftragte berät und schult die Vorhabenträger.
1.3 Unterstützung bei der Projektabrechnung
Im Zuge der Durchführung des Vorhabens hat der Vorhabenträger seine Ausgaben fortlaufend
mittels Mittelanforderungsformular und formgebundenen Zwischennachweisen (PRANO)
gegenüber dem AWS zu belegen und die zweckentsprechende Verwendung der Fördermittel
nachzuweisen. Nach Ende des Vorhabenzeitraums muss der Vorhabenträger einen
Schlussverwendungsnachweis erstellen und dem AWS vorlegen. Die Vorgaben dazu sind im
Weiterleitungsbescheid geregelt. Die/Der Beauftragte berät und schult die Vorhabenträger.
2. Administrative Unterstützung der Programmsteuerung im AWS
2.1 Unterstützung des Projektcontrollings
Das AWS muss für jedes Vorhaben die Einhaltung der in den Zuwendungsbescheiden der SAB
fixierten Abrechnungstermine, Durchführungsfristen, sowie die Vorgaben zur
Teilnehmerdokumentation und die Erfüllung der Publizitätspflichten kontrollieren und ggf.
sanktionieren. Die/Der Beauftragte berät und unterstützt das AWS bei der Umsetzung des
Controllings.
2.2 Unterstützung bei der Bearbeitung von Mittelanforderungen und Zwischennachweisen
Nach Eingang der in Punkt 1.3 beschriebenen Mittelanforderungen/Zwischennachweisen prüft das
AWS die Zwischenabrechnungen sachlich und rechnerisch, veranlasst die Erstattung der
bestätigten Ausgaben im Wege der Vorfinanzierung aus städtischen Haushaltsmitteln und
dokumentiert dies gegenüber dem Vorhabenträger mit einem Prüfbescheid. Sofern die
eingereichten Unterlagen unvollständig und/oder nicht plausibel sind, stellt das AWS schriftlich
Nachforderungen an den Vorhabenträger. Die/Der Beauftragte berät das AWS dabei und wirkt im
Verfahren mit. Anschließend werden die Zwischennachweise der SAB vorgelegt und damit die
Erstattung der vorfinanzierten Ausgaben beantragt. In der Regel sind im Nachgang dazu Belege
einzureichen und ggf. Erklärungen abzugeben, die eine Mitwirkung des Vorhabenträgers
erfordern. Auch hierbei unterstützt die/der Beauftragte und berät das AWS bzw. die
Vorhabenträger.
2.3 Unterstützung bei der Erstellung der Schlussverwendungsnachweise
Sobald ein Vorhaben abgeschlossen und im städtischen Haushalt abgerechnet ist, muss das
AWS den Abschluss gegenüber der SAB mit einem Schlussverwendungsnachweis mittels der
PRANO dokumentieren und die Auszahlung der Schlussrate beantragen. Die/Der Beauftragte
berät und unterstützt das AWS bei der Verwendungsnachweisführung.
Abforderbare Vergabeunterlagen:
- Eignungs- und Zuschlagskriterien
Anforderungen an die Angebotsabgabe:
1. Nachweis der Eignung durch Erläuterung der Fachkunde, Leistungsfähigkeit und
Zuverlässigkeit des Bieters sowie Nachweis der Qualifikationen und Erfahrungen der
Projektmitarbeiter/-innen durch entsprechende Angaben*,
2. Grobkonzept zur Umsetzung der Aufgabenbereiche inklusive Beschreibung der Methoden
zur Erfüllung der Aufgaben und Angaben über den vorgesehenen Personaleinsatz,
3. Honorarangebot mit Kostenkalkulation (Zuordnung des Leistungsumfangs zu den einzelnen
Aufgabenbereichen, Gesamthonorar zzgl. Nebenkosten sowie Nettohonorarstundensätze
pro Person).
*Erläuterungen zu 1.
a) Die Ausschreibung richtet sich an freiberuflich Tätige oder Unternehmen, die
vergleichbare Leistungen am Markt anbieten und bereits erbracht haben.
Arbeitsgemeinschaften sind zugelassen. In diesem Fall ist im Angebot anzugeben,
welcher Partner für die Angebotsabgabe verantwortlich ist. Der Einsatz von Personen,
die in von der Arbeitsverwaltung oder über Bundesfreiwilligendienst geförderten
Beschäftigungsverhältnissen stehen, ist für die Leistungserbringung ausgeschlossen.
b) Zum Nachweis der Fachkunde, Leistungsfähigkeit und Zuverlässigkeit des Bieters sind
Angaben zum Unternehmensprofil und zu den in den letzten 5 Jahren erbrachten
vergleichbaren Leistungen mit Angabe von Leistungszeitraum und Auftraggeber zu
machen.
c) Das Merkblatt "Information gem. §13 und §14 DSGVO und Einwilligungserklärung" ist
ausgefüllt und unterschrieben dem Angebot beizufügen.
Einreichung:
Das Angebot ist bitte unterschrieben als kopierfähiges Dokument zu senden an:
Stadt Leipzig
Amt für Wohnungsbau und Stadterneuerung
Abteilung Stadtteilentwicklung/Stadterneuerung/ (64.3)
04092 Leipzig
Die Frist zur Angebotsabgabe endet am 13.12.2019.
Die Bindefrist der Angebote endet am 31.01.2020.
Ansprechpartner: Herr Raschke, Tel. 0341/123 5512, E-Mail-Adresse: norbert.raschke@leipzig.de.