1. Einführung/ Ausgangssituation
Die Leipziger Stadtverwaltung befindet sich im Wandel. Im Kontext der demografischen Entwicklung steht die Stadtverwaltung in den nächsten Jahren vor komplexen Herausforderungen, die eine Anpassung ihrer Organisation sowie ihrer Denk- und Arbeitsweise verlangen. Dabei gilt es, auch den Anforderungen der Bürgerinnen und Bürger an ihre Stadtverwaltung gerecht zu werden - denn die Ansprüche an Infrastrukturen und Serviceleistungen steigen.
Zudem fordert die digitale Entwicklung die Innovationsfähigkeit der Beschäftigten sowie die Innovationsbereitschaft der Politik und des Organisations- und Personalmanagements heraus. Die Dienstleistungsprozesse der Stadtverwaltung werden zukünftig noch stärker kollaborativ und fachübergreifend ablaufen müssen, da die Produkte und Dienstleistungen komplexer werden. Die Verwaltung der Zukunft wird die sich laufend verändernden Umfeldbedingungen daher auswerten und entsprechende Anpassungen vornehmen müssen.
In diesem Modernisierungsprozess ist Kommunikation ein wesentlicher Erfolgsfaktor, um Transparenz und Akzeptanz zu sichern, Motivation zu schaffen sowie die Beteiligten für den Wandel zu befähigen. Vor diesem Hintergrund hat das Hauptamt der Stadt Leipzig Ansätze für die Kommunikation entwickelt, die zeitnah in eine strategische Kommunikation zum Thema Moderne Verwaltung münden sollen.
Als Bezugspunkte für den Veränderungsprozess dienen die folgenden Vorlagen:
- Integriertes Stadtentwicklungskonzept Leipzig 2030 (INSEK)
- Vorlage "Moderne Verwaltung für die wachsende Stadt"
- Vorlage "Digitalisierung der Verwaltung"
2. Zielgruppen
Primäre Zielgruppe sind Mitarbeiter/-innen der Stadt Leipzig aller Verantwortungsebenen und Fachbereiche. Mittelfristig ist zu prüfen, ob die Kommunikationsmaßnahmen auch an externe Zielgruppen gerichtet werden sollen (Bürger/-innen der Stadt Leipzig/ Unternehmen/ Träger öffentlicher Belange).
3. Ziele der Kommunikation
Das Kommunikationskonzept greift die Zielstellung der oben benannten Vorlage "Moderne Verwaltung für die wachsende Stadt" auf:
Ziel des Kommunikationskonzeptes zum Thema Moderne Verwaltung ist es, die Entwicklung hin zu einer modernen, gesamtstädtisch denkenden Verwaltung im Sinne einer flexiblen, lernenden Organisation zu befördern, die ihr Handeln an strategischen Zielen, aktuellen Handlungserfordernissen und den künftigen finanziellen Ressourcen ausrichtet.
Dabei gilt es, alle Beteiligten über den Modernisierungsprozess zu informieren und sie in der richtigen Intensität einzubinden.
4. Auftraggeber
Auftraggeber ist die Stadt Leipzig, Hauptamt.
5. Leistungsbeschreibung
Benötigt wird ein Logo sowie ein Slogan zur Modernisierung der Verwaltung, das in der Verwaltungskommunikation und perspektivisch auch Externen gegenüber als Erkennungssymbol eingesetzt werden kann. Weiter sollen Logo und Slogan in städtische Dokumentenvorlagen eingepasst werden. Ebenso sollen passende Fotomaterialien sowie ein Give-Away beauftragt werden.
5.1. Logo/ Slogan
Inhaltliche Anforderungen:
Das zu entwickelnde Logo sowie der Slogan müssen in der Lage sein, Kommunikationsmaßnahmen zu den vielfältigen Themen im Rahmen der Modernisierung der Verwaltung (zum Beispiel Organisation, IT und Digitalisierung, Personal) zu bündeln und wirksam zu vermarkten.
Gestalterische/ Technische Anforderungen
- Logo und Slogan sollen auch unabhängig voneinander verwendbar sein.
- Das Logo wird als Zweitlogo neben dem Wappen der Stadt Leipzig eingesetzt. Auf das beigefügte Visuelle Erscheinungsbild der Stadtverwaltung Leipzig (siehe Anlage 1) wird hingewiesen. Des Weiteren soll in der Farbgebung und Formensprache des Logos ein Zusammenhang mit der Zielrose des INSEK 2030 erkennbar sein (siehe Anlage 2)
- Logo und Slogan sollen insbesondere in der digitalen Kommunikation, aber auch in allen einschlägigen Medien anwendbar sein, das heißt für klein- und großformatige Drucksachen (Flyer, Plakate, Broschüren) sowie für sonstige Werbemittel und Publikationen. Dabei ist die Reproduzierbarkeit des Logos in 4c wie auch einfarbig und in Graustufen sicherzustellen.
- Das Logo soll frei skalierbar sein.Das Logo soll im Sinne der Barrierefreiheit hohe Kontrastwerte und eine gute Lesbarkeit aufweisen.
- Ein Querformat ist zu bevorzugen.
5.2. Anpassen von Dokumentenvorlagen (word, excel, powerpoint)
Logo und Slogan sollen in städtische Dokumentenvorlagen eingepasst werden. Die Vorlagen werden mit Auftragserteilung zugesandt.
5.3. Zusammenstellen von 12 Motiven
Es sollen 12 Motive (Stockfotografien) zusammengestellt werden, die das Thema Modernisierung der Verwaltung in seiner Vielschichtigkeit widerspiegeln (inkl. aller Rechte). Diese sollen in den stadt-internen Kommunikationskanälen (Mitarbeiterinformation/ Intranet/ Rathausblick) genutzt werden, ebenso wie in Präsentationen und einschlägigen Medien.
5.4. Konzeption und Produktion eines Give-Aways
Es soll ein Give-Away konzipiert und kurzfristig produziert werden (circa 500 Stück), das das Thema Modernisierung der Verwaltung widerspiegelt und Mitarbeiter/-innen zur Verfügung gestellt werden kann.
6. Angebotsbestandteile
Das Angebot muss mindestens die folgenden Bestandteile aufweisen:
6.1. Bezogen auf Punkt 5.1 "Logo/ Slogan"
Gewünscht wird ein Angebot über zwei in Inhalt und Optik deutlich differenzierte Vorschläge zur Auswahl eines Favoriten. Diese Entwürfe müssen nicht ausgearbeitet sein; sie dürfen unvollendet, skizzenhaft und oberflächlich sein, sollten aber eine Ahnung ihrer Möglichkeiten geben. Nach Auswahl eines Favoriten soll dieser in bis zu drei Korrekturschleifen finalisiert werden.
6.2. Bezogen auf Punkt 5.4 "Konzeption und Produktion eines Give-Aways"
Gewünscht wird ein Angebot, in dem eine erste Idee zur Konzeption und Produktion eines Give-Aways erläutert wird (circa eine halbe Seite).
6.3. Kostenangebot
Einzureichen ist ein detailliertes Kostenangebot für die unter Ziffer 5 "Leistungsbeschreibung" aufgeführten Leistungen/ Teilaufgaben. Es ist darauf zu achten, dass jedes Modul beziehungsweise jede Teilleistung separat bepreist wird.
Die dem Angebot zu Grunde liegende Kalkulation ist offen zu legen (insbesondere Stundensätze für Projektleitung, Mitarbeitende, Hilfskräfte; angesetzter Stundenaufwand für alle Leistungsbestandteile).
Abschließend ist die Gesamtsumme zu nennen.
6.4. Kurzprofil des Anbieters
Erbeten wird ein Kurzprofil des Anbieters, das Angaben zu Rechtsform, Eigentümer, Gründungsjahr, Zahl der Mitarbeitenden, Kernkompetenzen, Referenzen, vollständige Geschäftsadresse sowie Bankdaten enthält.
7. Angebotsabgabe
Die Preisstabilität muss für die Dauer des Projekts gewährleistet sein. Der Auftragnehmer ist verpflichtet, den Auftrag in ständigem Kontakt und in enger Zusammenarbeit mit dem Auftraggeber durchzuführen. Hierzu ist seitens des Auftragnehmers ein zentraler Ansprechpartner zu benennen.
Das Angebot muss per E-Mail mit dem Betreff "Erscheinungsbild Modernisierung der Verwaltung" bis spätestens 26.11.2017, 12:00 Uhr an hanna.saur@leipzig.de versandt werden.
Alle Anbieter binden sich bis zum 30.06.2019 an die abgegebenen Angebote und Konditionen.
8. Vergabeverfahren
Die Beauftragung des Vertragspartners erfolgt in freihändiger Vergabe.
Bei Auftragserteilung gelten die Allgemeinen Vertragsbestimmungen für freiberufliche Leistungen [AVB-F] (Anlage 3).
Es ist ein einstufiges Auswahlverfahren vorgesehen.
Die eingehenden Angebote werden vom Auftraggeber geprüft und anhand der Zuschlagskriterien (siehe Punkt 10) bepunktet. Den Zuschlag erhält der Anbieter mit der höchsten Punktzahl.
Für die Angebotserstellung wird keine Vergütung gewährt.
Alle Anbieter werden nach Auswertung ihrer Angebote per E-Mail über den Stand des Auswahlprozesses informiert.
Ihre Angebotsunterlagen werden selbstverständlich vertraulich behandelt
Zeitplan
- KW 49: Entscheidung über Zuschlag (verantwortlich: Auftraggeber)
- 04. oder 05.12.2018: Termin Re-Briefing (verantwortlich: Auftragnehmer/ Auftraggeber)
- Dezember 2018: Leistungserbringung (verantwortlich: Auftragnehmer)
- Mitte Januar 2019: Übergabe Give-Away (verantwortlich: Auftragnehmer)
Die weitere Planung erfolgt im Zuge der Vorbereitung. Die Schritte werden rechtzeitig mit dem Auftragnehmer abgesprochen.
9. Urheberrecht und Übertragung der Nutzungsrechte
Der Auftragnehmer versichert mit dem Erbringen der Leistung, alleiniger Urheber der abgegebenen Entwürfe zu sein, dass die Entwürfe nicht mit Urheberrechten, Schutzrechten oder sonstigen Rechten Dritter belastet sind und er über die Versionen sowie alle an ihnen bestehenden Nutzungsrechte frei verfügen kann. Sollte von Seiten Dritter dennoch Ansprüche aufgrund einer Rechtsverletzung geltend gemacht werden und die Rechtsverletzung auf vorsätzliches oder grob fahrlässiges Verhalten des Auftragnehmers zurückzuführen sein, haftet der Auftragnehmer für alle Schäden, welche der Stadt Leipzig hierdurch entstehen.
Der Auftragnehmer überträgt der Stadt Leipzig die zeitlich, räumlich und sachlich uneingeschränkten, ausschließlichen Nutzungsrechte an den final ausgewählten Entwürfen inklusive des Rechts zur Bearbeitung und Umgestaltung. Die Vergütung hierfür ist im Agenturhonorar enthalten und befugt die Stadt Leipzig, die Rechte im In- und Ausland in jeglicher Form zu nutzen. Darin eingeschlossen ist das Recht zur Veränderung, Vervielfältigung, Ausstellung, Verbreitung und öffentlichen Wiedergabe, ungeachtet der Übertragungs- und Trägertechniken sowie zur Weiterübertragung an Dritte.
10. Anlagen
Siehe "Download"
- Visuelles Erscheinungsbild der Stadtverwaltung Leipzig
- Zielrose des INSEK 2030 + grundlegende Farbwerte
- Allgemeine Vertragsbestimmungen für freiberufliche Leistungen [AVB-F]
- Konzept "Moderne Verwaltung für die wachsende Stadt" (MoVe)
11. Zuschlagskriterien
Der Zuschlag soll an das wirtschaftlich und qualitativ beste Angebot aufgrund der nachstehenden Kriterien erteilt werden:
- Qualität und Originalität der Gestaltungsvorschläge, entsprechend Punkt 6.1 (40 Prozent)
- Qualität und Originalität der Ausführungen zum Give-Away, entsprechend Punkt 6.2 (5 Prozent)
- Preis (35 Prozent)
- Nachvollziehbarkeit der Finanzplanung (10 Prozent)
- Einschlägige Fachkompetenz, abgeleitet aus den Angaben in Punkt 6.4 (10 Prozent)
12. Endauswahl/ Auftragserteilung
Im Zuge der Auftragserteilung wird der Auftraggeber auf Basis dieses Ausschreibungstextes einen Vertragsentwurf mit den üblichen Vertragsbedingungen zu Vergütung und Nutzungsrechten vorlegen. Allgemeine Geschäftsbedingungen der Anbieter finden bei der Vertragsgestaltung keine Anwendung.